Importancia de las cuentas por cobrar – 4 consejos para reducirlas

La importancia de las cuentas por cobrar radica en que son dinero propio que está en manos de los clientes. En la medida que hagamos que ese dinero regrese a nuestras manos, podremos utilizarlo para lo que requiera el negocio. Por lo tanto, desde el punto de vista financiero, la capacidad de administrar eficientemente las cuentas por cobrar será clave para el éxito de tu negocio. En este post explico más sobre la importancia de las cuentas por cobrar y doy unas pautas para ayudar a administrarlas eficientemente.

¿Qué son las cuentas por cobrar?

Las cuentas por cobrar son dinero que está pendiente de pago o que te deben tus clientes por los productos o servicios que les has vendido.

En esencia, representan el total de los importes de las facturas que han sido entregadas a los clientes por las ventas, pero que todavía no han sido pagadas.

Se trata de dinero de tu empresa y aparecerá en el balance general, en el lado de los activos, pero que no lo tendrás disponible hasta que los clientes paguen esas facturas.

El pago al contado es una situación ideal

Sería maravilloso que todas tus ventas fueran pagadas al contado, tan pronto como entregas el producto.

Desafortunadamente y tu seguramente ya lo sabes por experiencia propia, salvo excepciones, un alto porcentaje de las ventas se realizan al crédito. Dependiendo del tipo de negocio, se pactarán a plazos de 15, 30, 45 o 60 días e incluso, hasta de 90 días o más.

Una cosa que debes tener clara es que mientras el dinero de las ventas esté en manos de tus clientes, el negocio tiene que seguir operando. Esto significa que necesitas seguir comprando materias primas y pagando los sueldos o cualquier otro gasto operativo.

Por lo tanto, a menos que cuentes con recursos económicos ilimitados, en algún momento tendrás que recurrir a financiamiento para poder hacer frente a esas necesidades de fondos.

Teniendo en cuenta que el dinero de las cuentas por cobrar tiene un costo financiero, el precio al que vendas tus productos no debería ser el mismo para todos los clientes y debería estar en función al plazo de pago pactado.

Así, el precio debería ser más alto para aquellos clientes a los que les vendes a plazos mayores, de manera de compensar el costo financiero en que incurrirá tu negocio.

¿Cuál es la importancia de las cuentas por cobrar?

Como escribo en otro post (lee ¿5 prácticas para optimizar el flujo de caja de tu negocio?), aunque las ventas puedan estar yendo bien, si las cuentas por cobrar se mantienen altas y peor aún, si se incrementan, tu negocio se podría ver en una situación difícil. De no detectar a tiempo esa situación, de manera que puedas buscar auxilio financiero, podría significar el cierre del negocio.

Por esas razones, es crítico que hagas seguimiento a las cuentas por cobrar. Por otro lado, no solo deberías hacer el seguimiento de los montos totales, sino también el detalle de los clientes que te deben. De esa manera podrás realizar acciones de cobranza más focalizadas o decidir no venderle más a un cliente que no te está pagando, para evitar que la deuda se haga más grande.

¿Como puedo saber si el nivel de cuentas por cobrar es saludable?

Como dije antes, es una situación ideal que todas las ventas se realicen al contado y se espera que haya un cierto nivel de cuentas por cobrar, pero ¿Cuál es el nivel saludable?

Por ejemplo si una empresa está en proceso de crecimiento, el monto de cuentas por cobrar podrá ir creciendo en la medida de que se incrementan los clientes y el volumen de ventas.

Sin embargo, en una empresa que está en una situación estable, el nivel de cuentas por cobrar debería mantenerse. El nivel podría cambiar si se da un cambio en las políticas o se producen hechos externos que estén haciendo que los clientes tengan menos dinero disponible para pagar sus deudas. Esto suele ocurrir cuando se produce una crisis económica.

Importancia de las cuentas por cobrar – Índice de rotación

Una herramienta para saber si el nivel de cuentas por cobrar es saludable, es el índice de rotación de cuentas por cobrar”, que relaciona las ventas al crédito con el saldo por cobrar y cuya fórmula es:

El ratio representa el número de veces que las cuentas por cobrar rotan durante el período analizado.

Normalmente este ratio se calcula con información anual, para que la información sea representativa. No obstante, se puede calcular en forma mensual, tomando como referencia la información de los últimos doce meses.

Importancia de las cuentas por cobrar – 4 consejos para reducirlas

Dada la importancia de las cuentas por cobrar, un aspecto clave de la gestión de tu negocio es mantenerlas en un nivel saludable. Para ello incluyo a continuación 4 consejos para reducirlas:

1. Ofrece a tus clientes descuentos por reducir los plazos de pago

Si quieres que tus clientes te paguen más rápido, la solución podría ser darles incentivos.

Dado que en la práctica les estás haciendo un préstamo, puedes ofrecer descuentos en el precio, como una forma de incentivarlos a que paguen en un plazo menor.

2. Penaliza a los clientes que no paguen a tiempo

Siguiendo con la idea de que las ventas al crédito son un préstamo a tus clientes, si no te pagan a tiempo, puedes considerar aplicarles una penalidad. Esto se sustenta en que el precio al que le vendiste tenía en consideración un plazo de pago menor.

3. Considera utilizar el factoring (financiamiento con garantía de facturas)

Como lo explico en otro post (lee 9 alternativas de financiamiento para PYMES), una forma de financiarse es utilizando tus documentos comerciales como garantía, que es lo que se llama factoring.

Utilizando este esquema puedes disponer de liquidez antes de que te paguen tus clientes. No obstante, si tienes un problema de fondo en la administración de las cuentas por cobrar, el factoring no será la solución sino solo un paliativo y deberás trabajar en solucionar ese problema.

4. Realiza acciones de cobranza

Puede pasar que por estar muy ocupado administrando tu negocio, hayas descuidado una actividad tan importante como COBRAR.

Si no realizas acciones de cobranza, es poco probable que tus clientes te paguen a tiempo, esa es la realidad.

Si tu negocio es pequeño, bastará con que pongas a una persona con la información de las facturas por vencer para que llame a los clientes y se lo recuerde, incluso desde antes de que venza la factura.

Puede ser de ayuda en el proceso de cobranza contar con un sistema de manejo de relaciones con clientes (CRM). Entérate sobre la utilidad de un CRM aquí.

Si tu negocio es grande o tienes muchas facturas pendientes de pago, podrías contratar un servicio externo de cobranza. Ese servicio tendrá un costo, pero valdrá la pena si comparas el ahorro en costos financieros, al disponer antes del dinero.

Conclusión

Hacer seguimiento a tus cuentas por cobrar es una actividad crítica para lograr un buen manejo del flujo de caja.

Los datos que debes tener a la mano son: cuánto te deben, quiénes te deben y a qué clientes necesitas hacerle un seguimiento estrecho.

Con las estrategias adecuadas para manejar las cuentas por cobrar, podrás mantener una sólida posición de caja, lo que será clave para el crecimiento de tu negocio.

Puedes leer más sobre la importancia de las cuentas por cobrar en Cuentas por cobrar – 9 prácticas para lograr una buena administración, en este blog o descargar una guía para definir tu política de crédito y cobranza haciendo click aquí:

Última actualización: Mar 10, 2023 @ 5:56 pm